بدهی به تأمینکننده از فاکتور خرید نسیه یا خدمت دریافتشده ایجاد میشود. گزارش درست باید نشان دهد به چه کسی، بابت کدام سند، چه مبلغی و در چه تاریخی باید پرداخت شود. ثبت یک مانده کلی بدون ریز اسناد، حل اختلاف و برنامهریزی نقدینگی را دشوار میکند.
پرونده یکتای تأمینکننده
نام، اطلاعات تماس، شرایط پرداخت و حساب بانکی هر تأمینکننده در یک پرونده ثبت شود. ساخت نامهای مشابه باعث تقسیم گردش و اشتباه در مانده میشود.
ثبت فاکتور و سررسید
شماره فاکتور، تاریخ، مبلغ، اقلام یا خدمت، سررسید و مرجع خرید را وارد کنید. شماره تکراری برای همان تأمینکننده باید هشدار داده شود. فاکتور خرید منبع ایجاد بدهی است.
پرداخت و تخصیص
پرداخت نقدی، بانکی یا چکی به یک یا چند فاکتور تخصیص داده شود. پرداخت بدهی، خرید یا هزینه جدید نیست. اگر پیشپرداخت انجام شده، جدا ثبت و هنگام دریافت فاکتور تسویه شود.
تقویم تعهدات
فهرست سررسیدهای هفته و ماه آینده را با موجودی و دریافتهای پیشبینیشده مقایسه کنید. اولویت فقط بر اساس قدیمیبودن نیست؛ اهمیت تأمینکننده، شرایط قرارداد و تداوم تأمین نیز مهم است.
تطبیق با صورتحساب تأمینکننده
- گردش دوره را دریافت کنید.فاکتورها، برگشتها و پرداختها.
- شماره و مبلغ اسناد را تطبیق دهید.ثبت تکراری یا مفقود مشخص شود.
- پرداختهای در راه را جدا کنید.چک یا انتقال تأییدنشده.
- اختلاف را مستند اصلاح کنید.بدون تغییر دستی مانده.
کنترلهای مدیریتی
- فاکتورهای بدون سررسید
- پرداختهای بدون تخصیص
- پیشپرداختهای قدیمی
- مانده بدهکار غیرعادی تأمینکننده
- چکهای نزدیک به سررسید
- خرید ثبتشده بدون ورود کالا