چک فقط یک روش پرداخت نیست؛ سندی با تاریخ، وضعیت و ریسک وصول است. ثبت صرف مبلغ کافی نیست. نرمافزار باید نشان دهد هر چک اکنون کجاست، چه زمانی سررسید میشود و چه اثری بر مانده مشتری، تأمینکننده و بانک دارد.
مشخصات ضروری هر چک
- شماره یا شناسه چک
- مبلغ و تاریخ سررسید
- بانک و شعبه
- صاحب حساب یا صادرکننده
- طرف حساب مرتبط
- بابت فاکتور یا بدهی مشخص
- وضعیت فعلی و محل نگهداری
چرخه چک دریافتی
چک دریافتشده میتواند در صندوق اسناد، نزد بانک برای وصول، واگذارشده به شخص دیگر، وصولشده یا برگشتی باشد. هر تغییر وضعیت باید با تاریخ و کاربر ثبت شود. مانده مشتری نیز بر اساس سیاست حسابداری مجموعه و وضعیت چک کنترل شود.
چرخه چک پرداختی
برای چک صادرشده، حساب بانکی، گیرنده، سررسید و علت پرداخت را وارد کنید. تا روز سررسید باید در فهرست تعهدات آینده دیده شود. پس از پاسشدن، وضعیت و گردش بانک بهروزرسانی میشود.
تقویم سررسید و هشدار
گزارش چکهای امروز، هفته آینده و معوق را روزانه بررسی کنید. هشدار باید به فرد مسئول برسد و فقط به نمایش در داشبورد محدود نباشد. برای چکهای پرداختی، موجودی قابل دسترس بانک پیش از سررسید کنترل شود.
برگشت یا تعویض چک
چک برگشتی نباید حذف شود. وضعیت آن به برگشتی تغییر میکند و بدهی مشتری یا تعهد مربوط دوباره قابل پیگیری میشود. چک جایگزین نیز بهعنوان سند جدید با ارتباط روشن به مورد قبلی ثبت شود.
کنترل و تطبیق
- فهرست فیزیکی چکها را شمارش کنید.با اسناد در دست سیستم مقایسه شود.
- وضعیت بانکی را بررسی کنید.وصول یا پاسشدن تأیید شود.
- چکهای بدون طرف حساب یا سررسید را اصلاح کنید.گزارش ناقص نباشد.
- تعهدات ماه آینده را برنامهریزی کنید.برای جلوگیری از کسری نقدینگی.