فروش زیاد بدون وصول منظم میتواند کسبوکار را با کمبود نقدینگی روبهرو کند. مدیریت دریافت و پرداخت یعنی هر تعهد، سررسید، تسویه و مانده در لحظه قابل مشاهده باشد و پیگیری به حافظه افراد یا دفتر پراکنده وابسته نماند.
ساختار حساب طرف مقابل را درست تعریف کنید
برای هر مشتری یا تأمینکننده یک پرونده یکتا داشته باشید. فروش، خرید، دریافت، پرداخت و برگشت باید به همان حساب متصل شوند. ساخت چند پرونده برای یک فرد باعث تقسیم مانده و خطای گزارش میشود.
هر دریافت و پرداخت باید سند و مرجع داشته باشد
مبلغ، تاریخ، روش پرداخت، حساب مقصد یا مبدأ، طرف حساب و ارتباط با فاکتور یا بدهی ثبت شود. توضیحاتی مانند «پرداخت شد» برای پیگیری بعدی کافی نیست.
سررسید و مسئول پیگیری
برای فروش اعتباری، تاریخ توافقشده و مسئول پیگیری را ثبت کنید. فهرست سررسیدهای امروز و عقبافتاده باید بخشی از گزارش روزانه باشد. نتیجه تماس نیز ثبت شود تا پیگیری تکراری یا فراموشی رخ ندهد.
تسویه مبلغ با اسناد مربوط
وقتی مشتری چند فاکتور باز دارد، مشخص کنید دریافت جدید مربوط به کدام اسناد است. تخصیص نامشخص ممکن است مانده کل را درست اما وضعیت هر فاکتور را اشتباه نشان دهد.
سیاست اعتباردهی بسازید
- سقف بدهی هر گروه مشتری
- حداکثر مدت پرداخت
- شرایط توقف فروش جدید
- سطح مجاز تخفیف یا تقسیط
- فرد مجاز برای استثنا
قواعد باید پیش از فروش روشن باشند، نه پس از ایجاد بدهی.
گزارشهای ضروری
| گزارش | کاربرد |
|---|---|
| سن بدهی | تفکیک مانده بر اساس مدت تأخیر |
| سررسیدهای آینده | برنامهریزی نقدینگی |
| گردش حساب مشتری | حل اختلاف و کنترل اسناد |
| پرداختهای آتی | آمادگی برای تعهدات |
دریافت و پرداخت را کنار جریان نقدی ببینید
حتی کسبوکار سودآور ممکن است به دلیل فاصله میان وصول و پرداخت دچار مشکل شود. سررسید دریافتها و تعهدات را در یک تقویم یا گزارش مشترک قرار دهید تا کسری احتمالی زود دیده شود.
روال هفتگی پیگیری
- ماندههای جدید را کنترل کنید.اسناد بدون سررسید یا مسئول را کامل کنید.
- موارد معوق را اولویتبندی کنید.بر اساس مبلغ و مدت تأخیر.
- نتیجه پیگیری را ثبت کنید.وعده پرداخت باید تاریخ داشته باشد.
- سیاست فروش را اصلاح کنید.مشتریان پرریسک را پیش از فروش جدید بررسی کنید.