گزارش روزانه باید کوتاه، قابل اعتماد و منجر به اقدام باشد. مدیر برای فهم وضعیت نباید میان دهها جدول جستوجو کند. مجموعهای از شاخصهای ثابت که هر روز در زمان مشخص بررسی شوند، خطاها و انحرافها را پیش از بزرگشدن آشکار میکند.
۱. فروش و تعداد عملیات
فروش امروز، تعداد فاکتور یا خدمت، میانگین مبلغ و مقایسه با روز یا دوره مشابه تصویر اولیه را میسازد. افت یا جهش غیرعادی باید به تفکیک شعبه، کاربر یا گروه محصول قابل بررسی باشد.
۲. صندوق، بانک و روشهای پرداخت
جمع دریافتی نقدی، کارت، انتقال و پرداختهای روز باید با صندوق و درگاهها تطبیق داده شود. اختلاف کوچک اگر روزانه حل نشود، در پایان ماه پیدا کردن علت را دشوار میکند.
۳. بدهکاران و سررسیدها
فهرست بدهی جدید، دریافتهای امروز و موارد سررسیدشده نشان میدهد چه مبلغی هنوز به نقد تبدیل نشده است. مسئول پیگیری و نتیجه تماس باید کنار هر مورد ثبت شود.
۴. موجودیهای حساس
کالاهای زیر نقطه سفارش، موجودی منفی، فروش بدون موجودی و اقلام بدون گردش باید دیده شوند. برای کسبوکار خدماتی، ظرفیت خالی، نوبت لغوشده یا عضویت رو به پایان نقش مشابهی دارد.
۵. عملیات ناقص یا استثناها
- فاکتورهای باز یا بدون تسویه
- سفارشهای تحویلنشده
- نوبتها و رزروهای بدون نتیجه
- مرجوعیهای تأییدنشده
- ثبتهای اصلاحشده یا حذفشده
۶. عملکرد و بار کاری کارکنان
هدف گزارش کارکنان کنترل افراطی نیست؛ باید توزیع کار، عملیات انجامشده، تأخیرها و نیاز به آموزش را نشان دهد. شاخصها باید با نقش فرد مرتبط باشند و فقط تعداد عملیات را معیار کیفیت قرار ندهند.
داشبورد روزانه چگونه طراحی شود؟
| بخش | عدد اصلی | اقدام در صورت انحراف |
|---|---|---|
| فروش | فروش خالص و تعداد | بررسی شعبه یا گروه محصول |
| نقدینگی | دریافت منهای پرداخت | کنترل مغایرت و سررسید |
| موجودی | کمبود و موجودی منفی | سفارش یا اصلاح فرایند |
| عملیات | موارد ناقص | تعیین مسئول و موعد |
جلسه دهدقیقهای پایان روز
گزارش را در ساعت ثابت مرور کنید، فقط موارد خارج از محدوده را بررسی و برای هرکدام مسئول و موعد تعیین کنید. روز بعد نتیجه اقدام قبلی را کنترل کنید. این چرخه، گزارش را از یک صفحه عدد به ابزار مدیریت تبدیل میکند.