هر ورود پول درآمد نیست و هر خروج پول هزینه نیست. دریافت از مشتری ممکن است وصول یک فروش قبلی باشد؛ پرداخت به تأمینکننده نیز میتواند تسویه خرید نسیه باشد. اگر این عملیات دوباره بهعنوان درآمد یا هزینه ثبت شوند، سود و مانده حسابها اشتباه خواهد شد.
ابتدا علت دریافت یا پرداخت را مشخص کنید
| رویداد | ماهیت اصلی |
|---|---|
| دریافت طلب مشتری | کاهش حساب دریافتنی |
| پرداخت بدهی تأمینکننده | کاهش حساب پرداختنی |
| ورود سرمایه مالک | افزایش سرمایه یا بدهی به مالک |
| دریافت وام | افزایش وجه و بدهی |
| انتقال بین دو بانک | جابجایی دارایی، نه درآمد و هزینه |
ثبت دریافت
پرداختکننده، مبلغ، تاریخ، روش دریافت، حساب مقصد و علت دریافت را ثبت کنید. اگر دریافت مربوط به فاکتور یا بدهی مشتری است، آن را به همان اسناد تخصیص دهید تا مانده فاکتور دقیق شود.
ثبت پرداخت
گیرنده، مبلغ، تاریخ، حساب مبدأ و علت پرداخت مشخص باشد. پرداخت بدهی تأمینکننده باید به گردش همان تأمینکننده متصل شود. هزینه جدید فقط زمانی ثبت میشود که رویداد هزینهای جدیدی رخ داده باشد.
انتقال بین صندوق و بانک
برداشت از صندوق و واریز به بانک یا انتقال بین حسابهای بانکی یک عملیات دوطرفه است. استفاده از درآمد و هزینه برای این جابهجایی، گردش و سود را بهاشتباه افزایش میدهد.
مراحل کنترلشده
- طرف حساب یا حساب مقابل را انتخاب کنید.مشتری، تأمینکننده، مالک یا بانک دیگر.
- روش و مرجع پرداخت را ثبت کنید.شماره پیگیری، چک یا رسید.
- اسناد مرتبط را تخصیص دهید.برای مانده دقیق فاکتورها.
- گردش حساب را بازبینی کنید.رویداد نباید دوباره درآمد یا هزینه ساخته باشد.
کنترلهای ضدخطا
- شماره پیگیری تکراری
- دریافت بدون طرف حساب
- پرداخت از حساب بانکی اشتباه
- تخصیص مبلغ بیش از مانده فاکتور
- انتقال یکطرفه بین حسابها
- ثبت دوباره درآمد یا هزینه هنگام تسویه