مانده مشتری باید نتیجه فاکتورهای اعتباری، برگشتها و دریافتهای ثبتشده باشد؛ نه یک عدد دستی که هر بار تغییر کند. مدیریت مطالبات از لحظه فروش آغاز میشود و تا وصول کامل یا تصمیم رسمی درباره مانده ادامه دارد.
قبل از فروش، سیاست اعتبار مشخص کنید
سقف بدهی، مهلت پرداخت، فرد مجاز برای تأیید و شرایط توقف فروش جدید را تعریف کنید. فروشنده نباید بدون محدودیت برای هر مشتری اعتبار ایجاد کند. سابقه پرداخت مشتری میتواند در تصمیم مؤثر باشد.
فاکتور و سررسید را کامل ثبت کنید
هر بدهی باید به فاکتور یا سند مشخص متصل باشد. تاریخ سررسید، مبلغ باقیمانده و مسئول پیگیری وارد شود. توضیح شفاهی یا یادداشت جدا از سیستم در گزارش مطالبات دیده نخواهد شد.
ثبت دریافت جزئی یا کامل
هر دریافت به فاکتورهای مربوط تخصیص داده شود. اگر مشتری چند بدهی دارد، روش تخصیص روشن باشد؛ مثلاً قدیمیترین فاکتور یا انتخاب دستی. دریافت بدون تخصیص میتواند مانده کل را درست اما وضعیت اسناد را مبهم کند.
گزارش سن مطالبات
| بازه نمونه | اقدام مدیریتی |
|---|---|
| سررسید نشده | یادآوری پیش از موعد |
| ۱ تا ۳۰ روز تأخیر | پیگیری معمول و ثبت نتیجه |
| ۳۱ تا ۶۰ روز | محدودکردن اعتبار جدید |
| بیش از ۶۰ روز | بررسی ویژه و تصمیم مدیریت |
ثبت نتیجه پیگیری
تاریخ تماس، نتیجه، وعده پرداخت و اقدام بعدی را در پرونده مشتری ثبت کنید. وعده بدون تاریخ قابل پیگیری نیست. ارتباطات باید محترمانه و بر اساس قرارداد و سیاست مجموعه باشد.
اصلاح یا تعیین تکلیف مانده
اختلاف، تخفیف پس از فروش، مرجوعی یا مانده غیرقابل وصول باید با سند و تأیید مشخص تعیین تکلیف شود. صفرکردن دستی مانده یا حذف فاکتور سابقه را از بین میبرد و گزارش فروش را تغییر میدهد.