فروش زمانی قابل پیگیری است که فاکتور، تحویل کالا یا خدمت و دریافت وجه به یکدیگر متصل باشند. در فروش نقدی، تسویه همزمان انجام میشود؛ در فروش اعتباری، مانده مشتری ایجاد میشود و وصولهای بعدی باید همان مانده را کاهش دهند.
فاکتور فروش نقطه شروع است
مشتری، تاریخ، اقلام یا خدمات، تعداد، قیمت، تخفیف و مسئول فروش را ثبت کنید. برای کالای موجودیپذیر، انبار خروج نیز مشخص شود. شرح مبهم یا استفاده از مشتری عمومی برای فروشهای اعتباری پیگیری را دشوار میکند.
فروش نقدی
در فروش نقدی، مبلغ فاکتور همان لحظه از طریق صندوق، کارتخوان یا بانک دریافت میشود. روشهای پرداخت را جدا ثبت کنید تا تطبیق صندوق و پایانه بانکی ممکن باشد. جمع دریافتها باید با مبلغ قابل پرداخت فاکتور برابر باشد.
فروش اعتباری
در فروش اعتباری، فاکتور مانده بدهکار برای مشتری ایجاد میکند. تاریخ سررسید، شرایط پرداخت و مسئول پیگیری باید ثبت شود. دریافت بعدی بهعنوان وصول حساب مشتری ثبت میشود، نه فروش جدید.
تسویه ترکیبی یا جزئی
ممکن است بخشی نقد و بخش دیگر نسیه باشد. نرمافزار باید مبلغ دریافتشده و مانده باقیمانده را جدا نشان دهد. هر وصول بعدی به فاکتور یا ماندههای مشخص تخصیص داده شود.
برگشت از فروش و تخفیف پس از فروش
مرجوعی باید با سند برگشت انجام شود تا موجودی، فروش و مانده مشتری همزمان اصلاح شوند. تغییر مبلغ فاکتور قطعی بدون سابقه میتواند گزارش و کنترل کاربر را مخدوش کند.
چکلیست کنترل روزانه فروش
- فاکتورهای بدون مشتری معتبر
- فروشهای اعتباری بدون سررسید
- دریافتهای ثبتشده بدون تخصیص
- اختلاف مبلغ فاکتور و روشهای پرداخت
- مرجوعیهای بدون تأیید مسئول
- موجودی منفی پس از فروش