بستن صندوق پایان روز یک دکمه نیست؛ مجموعهای از کنترلهاست که مطمئن میکند فروش، روشهای پرداخت و وجه واقعی با هم سازگارند. انجام روزانه این کار، اختلافها را در همان زمانی پیدا میکند که علت آن هنوز قابل یادآوری است.
عملیات شیفت را در نقطه مشخص متوقف کنید
همه فاکتورهای باز، سفارشهای معلق، مرجوعیها و پرداختهای ثبتنشده تعیین تکلیف شوند. پس از آغاز بستن صندوق، کاربر نباید بدون ثبت شیفت جدید فروش دیگری وارد کند.
خلاصه فروش و روشهای پرداخت
جمع فروش نقدی، کارتخوان، انتقال بانکی، اعتباری، تخفیف و مرجوعی را جدا بگیرید. مبلغ فروش کل بهتنهایی برای تطبیق کافی نیست؛ هر روش باید با مرجع واقعی خودش مقایسه شود.
شمارش وجه نقد
مانده شروع بهعلاوه دریافت نقدی منهای پرداخت و انتقال وجه، مانده مورد انتظار را میسازد. وجه واقعی شمارش و اختلاف ثبت شود. چک و رسید کارتخوان در شمارش پول نقد وارد نشوند.
تطبیق کارتخوان و بانک
جمع رسیدهای هر پایانه با گزارش نرمافزار مقایسه شود. تراکنش ناموفق، دوبار کشیدن کارت، ثبت روش پرداخت اشتباه و تسویه با تأخیر جداگانه پیگیری شوند.
مراحل نهایی بستن
- گزارش شیفت را چاپ یا ذخیره کنید.فروش و روشهای پرداخت.
- اختلافها را بررسی و مستند کنید.بدون دستکاری فروش.
- وجه را تحویل دهید.با رسید و تأیید دوطرف.
- شیفت را قفل کنید.ویرایش بعدی نیازمند مجوز باشد.
- بکاپ یا همگامسازی را کنترل کنید.طبق سیاست مجموعه.
گزارش مدیر
مدیر باید فروش خالص، تعداد فاکتور، متوسط فروش، تخفیف، مرجوعی، فروش اعتباری، کسری یا اضافه صندوق و وضعیت هر پایانه را در یک گزارش روزانه ببیند. تکرار اختلاف برای یک کاربر یا شیفت نیازمند بررسی فرایند است.