مغایرت صندوق یعنی مبلغ واقعی پول نقد با ماندهای که نرمافزار انتظار دارد برابر نیست. هدف مغایرتگیری فقط صفرکردن اختلاف نیست؛ باید علت آن مانند فروش ثبتنشده، روش پرداخت اشتباه، هزینه بدون سند یا اشتباه در شمارش پیدا شود.
مانده ابتدای شیفت را تثبیت کنید
وجه شروع صندوق باید شمارش و با رسید تحویل ثبت شود. اگر چند صندوقدار کار میکنند، هر شیفت یا صندوق حساب جدا داشته باشد. بدون مانده افتتاحیه روشن، مسئولیت اختلاف مشخص نمیشود.
شمارش واقعی وجه
پس از توقف عملیات، اسکناس و سکه بر اساس مبلغ شمارش و ثبت شوند. چک، رسید کارتخوان و سایر اسناد با پول نقد مخلوط نشوند. شمارش بهتر است توسط صندوقدار و یک ناظر تأیید شود.
مانده مورد انتظار را محاسبه کنید
مانده آغازین بهعلاوه دریافت نقدی، منهای پرداخت نقدی و انتقال وجه به بانک باید مانده مورد انتظار را بسازد. فروش کارتخوان یا آنلاین نباید به موجودی نقد صندوق افزوده شود.
مسیر پیدا کردن اختلاف
- روش پرداخت فاکتورها را بررسی کنید.نقد با کارت اشتباه نشده باشد.
- هزینهها و برداشتهای نقدی را کنترل کنید.سند یا تأیید داشته باشند.
- مرجوعی و ابطال را بازبینی کنید.بازپرداخت واقعی ثبت شده باشد.
- دریافتهای خارج از فروش را ببینید.وصول بدهی یا تنخواه.
- دوباره شمارش کنید.خطای شمارش حذف شود.
ثبت کسری یا اضافه
اختلاف پس از بررسی باید با صورتجلسه و تأیید مسئول ثبت شود، نه با تغییر دستی فروش یا مانده افتتاحیه. حساب کسری یا اضافه صندوق و نحوه تعیین تکلیف آن باید در سیاست مالی مجموعه مشخص باشد.
کاهش مغایرتهای بعدی
- حساب کاربری جدا برای هر صندوقدار
- ممنوعیت پرداخت بدون سند
- ثبت روش پرداخت قبل از نهاییکردن فاکتور
- تحویل رسمی بین شیفتها
- مغایرتگیری روزانه، نه پایان ماه
- محدودیت حذف و ویرایش فروش