خرید بر موجودی، هزینه یا دارایی و همچنین مانده تأمینکننده اثر میگذارد. تفاوت خرید نقدی و نسیه در زمان پرداخت است؛ خود فاکتور خرید باید یکبار ثبت شود و پرداختهای بعدی به همان بدهی متصل شوند.
پیش از ثبت، نوع خرید را مشخص کنید
کالای قابل فروش، مواد مصرفی، خدمت، هزینه جاری و دارایی ثابت رفتار یکسانی ندارند. انتخاب نوع درست تعیین میکند مبلغ در موجودی، هزینه یا دارایی نمایش داده شود. فاکتور و نام تأمینکننده نیز باید مشخص باشد.
ثبت خرید نقدی
در خرید نقدی، فاکتور خرید ثبت میشود و روش تسویه بانک یا صندوق انتخاب میگردد. موجودی یا حساب مربوط افزایش و منبع پرداخت کاهش مییابد. اگر نرمافزار فاکتور و پرداخت را جدا ثبت میکند، هر دو باید به یک مرجع متصل باشند.
ثبت خرید نسیه
در خرید نسیه، مبلغ فاکتور به مانده بستانکاری تأمینکننده اضافه میشود. هنگام پرداخت بعدی، هزینه یا خرید دوباره ثبت نمیشود؛ فقط بدهی تأمینکننده کاهش و بانک یا صندوق کم میشود.
مراحل عملی ثبت
- تأمینکننده و تاریخ فاکتور را انتخاب کنید.از ساخت پرونده تکراری پرهیز کنید.
- اقلام، تعداد و مبلغ را وارد کنید.تخفیف و هزینه جانبی جدا باشد.
- انبار مقصد را مشخص کنید.برای کالای موجودیپذیر.
- نوع تسویه را تعیین کنید.نقد، کارت، نسیه یا ترکیبی.
- فاکتور و گردش تأمینکننده را کنترل کنید.مانده باید با توافق واقعی برابر باشد.
برگشت از خرید و اصلاح
برای کالای مرجوعی از سند برگشت از خرید استفاده کنید تا هم موجودی و هم بدهی یا مبلغ قابل دریافت از تأمینکننده اصلاح شود. حذف مستقیم فاکتور پس از مصرف یا فروش کالا میتواند موجودی را بههم بزند.
کنترلهای پایان دوره
- فاکتورهای بدون تأمینکننده
- خریدهای بدون ورود به انبار
- پرداختهای تخصیصنیافته
- ماندههای قدیمی تأمینکنندگان
- فاکتور تکراری با شماره یکسان