راهاندازی حسابداری از یک تاریخ مشخص آغاز میشود. در آن تاریخ، کسبوکار ممکن است پول نقد، موجودی بانک، کالا، تجهیزات، طلب از مشتری و بدهی به تأمینکننده داشته باشد. هدف ثبت افتتاحیه این است که تصویر واقعی همان روز وارد نرمافزار شود؛ نه اینکه تمام عملیات سالهای قبل دوباره ثبت شود.
تاریخ شروع و مرز اطلاعات را مشخص کنید
یک تاریخ آغاز رسمی تعیین کنید؛ مثلاً ابتدای ماه یا ابتدای سال مالی. تمام ماندهها باید مربوط به پایان روز قبل از این تاریخ باشند. مخلوطکردن عملیات قبل و بعد از تاریخ شروع باعث دوبارهثبتشدن فروش، دریافت یا خرید میشود.
فهرست ماندههای افتتاحیه را آماده کنید
- وجه نقد صندوق و تنخواه
- مانده هر حساب بانکی
- طلب از هر مشتری
- بدهی به هر تأمینکننده
- موجودی کالا به تفکیک قلم
- داراییهای ثابت مورد استفاده
- وامها و تعهدات باقیمانده
سرمایه را از وام مالک جدا کنید
پولی که مالک بهعنوان سرمایه دائمی وارد کسبوکار کرده با مبلغی که انتظار دارد بعداً به او بازگردانده شود یکسان نیست. مورد دوم میتواند ماهیت بدهی به مالک داشته باشد. این تفکیک روی گزارش سرمایه و بدهی اثر میگذارد.
ثبت افتتاحیه را انجام دهید
- حسابهای پایه را کنترل کنید.بانک، صندوق، مشتریان، تأمینکنندگان و سرمایه.
- مانده هر حساب را با سند پشتیبان وارد کنید.صورتحساب بانک، شمارش صندوق یا تأیید مانده.
- موجودی کالا را جداگانه ثبت کنید.تعداد و ارزش باید با روش سیستم هماهنگ باشد.
- تراز سند افتتاحیه را کنترل کنید.جمع بدهکار و بستانکار باید برابر باشد.
کنترل بعد از ثبت
| کنترل | مرجع مقایسه |
|---|---|
| بانک | صورتحساب بانکی در تاریخ شروع |
| صندوق | شمارش فیزیکی وجه |
| مشتریان | ریز فاکتورهای باز یا تأیید مانده |
| تأمینکنندگان | ریز خریدها و پرداختهای باز |
| کالا | صورت انبارگردانی |
خطاهای پرهزینه
ثبت کل فروشهای قبلی و همزمان واردکردن مانده مشتری، واردکردن موجودی کالا بدون ارزش، یکیکردن سرمایه و بدهی مالک و استفاده از یک حساب کلی برای همه مشتریان، گزارشهای بعدی را مخدوش میکند. قبل از شروع رسمی یک نسخه پشتیبان بگیرید و افتتاحیه را با حسابدار بازبینی کنید.