اطلاعات حسابداری شامل اسناد، فاکتورها، مانده حسابها و سوابق مالی است. خرابشدن سیستم، خطای کاربر یا آسیب حافظه میتواند این دادهها را در معرض خطر قرار دهد. نسخه پشتیبان فقط یک فایل نیست؛ یک فرایند کامل شامل ساخت، انتقال، کنترل و آزمایش بازیابی است.
پیشنیازهای تهیه بکاپ
- مطمئن شوید کاربران دیگر در حال ثبت سند یا فاکتور نیستند.
- فضای کافی در مسیر مقصد وجود داشته باشد.
- تاریخ و ساعت ویندوز صحیح باشد.
- نام شرکت و دوره مالی فعال را کنترل کنید.
- محل ذخیره، داخل همان دیسک سیستم نباشد یا پس از ساخت به محل دیگری کپی شود.
مراحل تهیه نسخه پشتیبان
- نرمافزار را با دسترسی مجاز باز کنید.از حساب مدیریتی یا کاربری که اجازه بکاپ دارد استفاده کنید.
- شرکت و دوره مالی درست را انتخاب کنید.نام مجموعه و سال مالی را قبل از ادامه دوباره بخوانید.
- منوی پشتیبانگیری را باز کنید.معمولاً در بخش «فایل»، «ابزارها»، «مدیریت اطلاعات» یا «پشتیبانگیری» قرار دارد.
- مسیر و نام روشن تعیین کنید.نمونه نام:
Charisma_1405-05-12_EndOfDay.backup - فرایند را تا پیام موفقیت کامل کنید.بستن پنجره یا خاموشکردن سیستم در میانه کار میتواند فایل ناقص بسازد.
- فایل را به محل دوم منتقل کنید.حافظه خارجی، رایانه دیگر یا فضای ابری امن و کنترلشده.
روش صحیح نگهداری: قانون ۳-۲-۱
برای دادههای مهم، سه نسخه داشته باشید، روی دستکم دو نوع محل ذخیره نگهداری کنید و یک نسخه را خارج از سیستم اصلی قرار دهید. برای مثال: فایل روی سرور، کپی روی هارد اکسترنال و نسخه رمزگذاریشده در فضای ابری.
چطور مطمئن شویم فایل سالم است؟
وجود فایل بهتنهایی کافی نیست. اندازه فایل را با بکاپهای قبلی مقایسه کنید؛ فایل صفر کیلوبایت یا کاهش غیرعادی اندازه نیاز به بررسی دارد. سپس بهصورت دورهای روی محیط آزمایشی عملیات بازیابی انجام دهید و چند گزارش، سند و مانده حساب را باز کنید.
| کنترل | نتیجه مطلوب |
|---|---|
| زمان ساخت فایل | با زمان اجرای بکاپ مطابقت دارد. |
| اندازه فایل | صفر نیست و نسبت به حجم داده منطقی است. |
| بازشدن در بازیابی آزمایشی | بدون خطا کامل میشود. |
| اسناد و گزارشها | نمونههای قدیمی و جدید قابل مشاهدهاند. |
| نسخه دوم | روی دستگاه یا محل مستقل موجود است. |
مراحل بازیابی امن اطلاعات
- از وضعیت فعلی بکاپ بگیرید.حتی اگر اطلاعات خراب به نظر میرسد، یک کپی برای بررسی بعدی نگه دارید.
- همه کاربران را خارج کنید.در نسخه شبکه، سرویس یا اتصال کاربران باید طبق راهنمای نرمافزار متوقف شود.
- فایل درست را انتخاب کنید.تاریخ، نام شرکت و دوره مالی را کنترل کنید.
- در مقصد آزمایشی بازیابی کنید.در صورت امکان ابتدا کنار پایگاه اصلی، نه روی آن.
- گزارشهای کلیدی را تطبیق دهید.تراز، مانده صندوق، بانک، بدهکاران و آخرین اسناد ثبتشده را بررسی کنید.
- پس از تأیید، دسترسی کاربران را باز کنید.زمان بازیابی و فایل استفادهشده را ثبت کنید.
برنامه پیشنهادی بکاپ
- روزانه: پایان هر روز کاری و پس از ثبتهای نهایی.
- قبل از عملیات حساس: بهروزرسانی، بستن دوره، اصلاح گروهی یا انتقال اطلاعات.
- هفتگی: یک نسخه مستقل روی حافظه یا محل دوم.
- ماهانه: بکاپ آرشیوی که بازنویسی نشود و بازیابی آن آزمایش شود.
خطاهای رایج
ذخیره همه بکاپها روی درایو ویندوز، استفاده مداوم از یک نام و بازنویسی فایل، اطمینان به بکاپ بدون تست بازیابی، نگهداری هارد اکسترنال همیشه متصل و بازیابی مستقیم روی اطلاعات اصلی از رایجترین خطاها هستند.
بهترین بکاپ، فایلی است که بتوانید در زمان نیاز، با مراحل مستند و بدون حدس آن را بازیابی کنید.