انتقال اطلاعات موفق، کپیکردن تمام فایلهای قدیمی نیست. هدف این است که دادههای لازم، صحیح و قابل استفاده وارد سیستم جدید شوند. انتقال عجولانه میتواند خطاهای سالهای قبل را نیز به نرمافزار جدید منتقل کند؛ بنابراین پاکسازی و کنترل، مهمتر از سرعت ورود است.
دامنه انتقال را مشخص کنید
ابتدا تصمیم بگیرید چه اطلاعاتی برای ادامه کار لازم است. معمولاً مشتریان فعال، کالاها و خدمات، موجودی فعلی، مانده حسابها و اسناد باز اهمیت بیشتری از سوابق بسیار قدیمی دارند.
- مشتریان و اطلاعات تماس
- کالا، خدمت و دستهبندی
- موجودی و قیمت شروع
- مانده بدهکاران و بستانکاران
- چکها، اقساط یا قراردادهای باز
- سوابق موردنیاز برای گزارش یا پیگیری
یک منبع اصلی برای هر نوع داده انتخاب کنید
اگر چند فایل مشتری یا چند دفتر موجودی دارید، پیش از انتقال مشخص کنید کدام منبع معتبرتر است. ترکیب فایلها بدون تعیین مرجع، رکوردهای تکراری و ماندههای متناقض ایجاد میکند.
دادهها را پاکسازی و استاندارد کنید
نام مشتریان، شماره تلفن، کد کالا و واحد اندازهگیری را یکدست کنید. فاصلههای اضافی، ارقام فارسی و انگلیسی، شمارههای ناقص و رکوردهای تکراری را اصلاح کنید. برای هر ستون یک تعریف روشن بنویسید.
ستونهای قدیمی را به فیلدهای جدید نگاشت کنید
| ستون قدیمی | فیلد مقصد | قاعده تبدیل |
|---|---|---|
| نام و نام خانوادگی | نام مشتری | حذف فاصله اضافی |
| موبایل | شماره تماس | استانداردسازی طول و پیششماره |
| مانده | مانده افتتاحیه | تفکیک بدهکار و بستانکار |
| کالا | عنوان کالا | اتصال به کد یکتا |
ابتدا انتقال آزمایشی انجام دهید
بخشی کوچک از داده را وارد کنید و نتیجه را در فهرست، گزارش و عملیات واقعی بررسی کنید. خطاهای تبدیل در این مرحله کمهزینهاند. پس از اصلاح قواعد، انتقال اصلی را اجرا کنید.
ماندهها و موجودی را مستقل کنترل کنید
جمع مانده مشتریان، صندوق، بانک و موجودی باید قبل و بعد از انتقال مقایسه شود. تنها تطابق تعداد رکورد کافی نیست. چند نمونه تصادفی را نیز تا جزئیات بررسی کنید.
روز تغییر سیستم را برنامهریزی کنید
- ثبت در سیستم قدیمی را متوقف کنید.زمان توقف را به همه کاربران اعلام کنید.
- بکاپ نهایی بگیرید.نسخه خام فایلها و خروجیها را نگه دارید.
- انتقال و کنترل را انجام دهید.جمعها و نمونهها را تأیید کنید.
- شروع رسمی را ثبت کنید.از این زمان نرمافزار جدید مرجع اصلی است.
اطلاعات قدیمی را حذف نکنید
نسخه اصلی فایلها و گزارش انتقال را در محل امن و فقطخواندنی نگهداری کنید. ممکن است برای پاسخ به پرسشهای تاریخی یا کنترل اختلافها به آن نیاز شود.