بدهکار و بستانکار به معنی «بد» و «خوب» یا «بدهکار بودن یک شخص» نیستند؛ آنها دو سمت ثبت حسابداریاند. هر رویداد مالی دستکم دو اثر دارد و جمع مبالغ بدهکار باید با جمع مبالغ بستانکار برابر باشد. فهم ماهیت حسابها کمک میکند ثبت را تحلیل کنید، نه اینکه آن را صرفاً حفظ کنید.
بدهکار و بستانکار دقیقاً چه هستند؟
در هر سند حسابداری، ستون بدهکار در یک سمت و ستون بستانکار در سمت دیگر قرار میگیرد. انتخاب سمت به نوع حساب و اثر رویداد بستگی دارد. ممکن است حساب بانک در یک ثبت بدهکار و در ثبت دیگری بستانکار شود؛ بنابراین هیچ حسابی همیشه فقط یک سمت ندارد.
ماهیت پنج گروه اصلی حسابها
| گروه حساب | افزایش معمولاً در | کاهش معمولاً در |
|---|---|---|
| دارایی مانند صندوق و بانک | بدهکار | بستانکار |
| هزینه | بدهکار | بستانکار |
| بدهی | بستانکار | بدهکار |
| سرمایه | بستانکار | بدهکار |
| درآمد | بستانکار | بدهکار |
این جدول یک قاعده عمومی آموزشی است. حسابهای کاهنده و ثبتهای تخصصی میتوانند رفتار متفاوتی داشته باشند و بهتر است در موارد پیچیده با حسابدار مجموعه هماهنگ شوید.
هر رویداد را قبل از ثبت تحلیل کنید
- حسابهای درگیر را نام ببرید.مثلاً بانک و سرمایه.
- نوع هر حساب را مشخص کنید.دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد یا هزینه.
- افزایش یا کاهش را تعیین کنید.بانک زیاد شده یا کم؟ بدهی ایجاد شده یا تسویه؟
- سمت ثبت را انتخاب کنید.بر اساس ماهیت حساب.
- تساوی سند را کنترل کنید.جمع دو ستون باید برابر باشد.
سه مثال ساده و رایج
واریز سرمایه مالک به بانک: بانک که دارایی است افزایش مییابد و بدهکار میشود؛ سرمایه نیز افزایش مییابد و بستانکار میشود.
پرداخت اجاره از صندوق: هزینه اجاره افزایش مییابد و بدهکار میشود؛ صندوق کاهش مییابد و بستانکار میشود.
خرید نسیه کالا: موجودی یا خرید افزایش مییابد و بدهکار میشود؛ بدهی به تأمینکننده افزایش مییابد و بستانکار میشود.
کنترلهای ضروری در نرمافزار
- شرح سند باید رویداد را روشن توضیح دهد.
- تاریخ، طرف حساب و مرجع فاکتور کامل باشد.
- حساب تفصیلی مشتری یا تأمینکننده درست انتخاب شود.
- ثبت تکراری از طریق شماره مرجع کنترل شود.
- سند آزمایشی قبل از قطعیشدن بازبینی شود.
اشتباهات رایج تازهکارها
انتخاب حساب بر اساس نام ظاهری، ثبت دریافت مشتری بهعنوان درآمد دوباره، استفاده از حساب متفرقه برای حل اختلاف و حذف سند بهجای اصلاح کنترلشده از خطاهای متداولاند. در صورت تردید، ابتدا اثر اقتصادی رویداد را توضیح دهید و سپس حساب مناسب را انتخاب کنید.