مهاجرت موفق فقط کپیکردن چند فایل نیست. باید مشخص شود کدام داده منتقل میشود، چه چیزی آرشیو میماند، ماندهها در چه تاریخی قطعی میشوند و چگونه نتیجه با سیستم قبلی تطبیق داده خواهد شد. این چکلیست ریسک گمشدن داده و شروع نادرست را کاهش میدهد.
فهرست دادهها را تهیه کنید
- مشتریان، تأمینکنندگان و اطلاعات تماس.
- کالاها، خدمات، واحد، بارکد و قیمت.
- موجودی هر انبار و کالاهای امانی.
- مانده مشتری، تأمینکننده، صندوق و بانک.
- چکها، اقساط و اسناد باز.
- فاکتورهای تاریخی، فایلها و پیوستهای ضروری.
تاریخ برش را تعیین کنید
یک زمان مشخص برای قطعیکردن اطلاعات سیستم قدیمی انتخاب کنید. پس از آن، ثبت جدید باید یا فقط در سیستم جدید انجام شود یا طبق برنامه اجرای موازی کنترلشده ثبت شود. مهاجرت بدون تاریخ برش باعث میشود ماندهها همزمان در دو سامانه تغییر کنند.
پاکسازی پیش از انتقال
رکوردهای تکراری، شماره تماس نامعتبر، کالاهای بدون واحد، حسابهای غیرفعال و ماندههای مشکوک را قبل از انتقال بررسی کنید. سیستم جدید محل مناسبی برای نگهداری خطاهای قدیمی نیست. هر اصلاح باید قابل پیگیری و توسط مسئول مالی یا مدیر تأیید شود.
ابتدا نمونه کوچک منتقل کنید
ده مشتری، چند کالا، یک مانده بدهی و یک فاکتور نمونه را وارد کنید. نامها، کدها، تاریخ، اعداد اعشاری و متن فارسی بررسی شوند. اگر ساختار درست بود، انتقال کامل انجام شود. اصلاح نگاشت پس از ورود هزاران رکورد پرهزینهتر است.
تطبیق بعد از انتقال
| کنترل | مقایسه لازم |
|---|---|
| تعداد رکورد | تعداد مشتری، کالا و اسناد در دو سیستم |
| مانده کل | جمع بدهکاران و بستانکاران |
| موجودی | تعداد و ارزش انبار |
| اسناد باز | چکها، اقساط و سفارشهای ناقص |
| نمونه تصادفی | جزئیات چند رکورد از ابتدا تا انتها |
آرشیو سیستم قدیمی
حتی اگر همه اطلاعات منتقل نشوند، یک نسخه خواندنی و یک بکاپ کامل از سیستم قدیمی نگهداری کنید. محل، رمز، نرمافزار لازم برای بازکردن و مسئول نگهداری مستند شود. آرشیوی که چند سال بعد قابل بازکردن نباشد، ارزش محدودی دارد.
صورتجلسه تحویل
تاریخ انتقال، تعداد رکوردها، ماندههای تأییدشده، موارد منتقلنشده و مسئولان در یک صورتجلسه ثبت شود. این سند در صورت کشف اختلاف مشخص میکند خطا مربوط به داده اولیه، نگاشت انتقال یا ثبت پس از راهاندازی بوده است.