موجودی داروخانه فقط یک عدد نیست؛ تاریخ انقضا، بچ، سرعت مصرف و زمان تأمین روی تصمیم خرید اثر دارند. ثبت ناقص ورودی و خروجی باعث میشود موجودی سیستم با قفسه متفاوت شود و سفارشگذاری دیر یا بیشازحد انجام شود.
هدف از ایجاد یک فرایند منظم چیست؟
برای داروخانه، نرمافزار زمانی ارزش ایجاد میکند که اطلاعات روزانه به تصمیم مدیریتی تبدیل شود. هدف فقط ثبت اطلاعات نیست؛ باید بتوان مسئله را زود دید، مسئول پیگیری را مشخص کرد و نتیجه را اندازه گرفت.
- موجودی ثبتشده با شمارش واقعی نزدیک باشد
- اقلام پرمصرف قبل از اتمام شناسایی شوند
- اقلام کمگردش یا نزدیک انقضا جدا دیده شوند
- خرید بر اساس مصرف و زمان تأمین انجام شود
گردش کار پیشنهادی
یک گردش کار کوتاه و ثابت، احتمال فراموشی و ثبتهای متناقض را کم میکند. برای شروع میتوانید این چهار مرحله را بهعنوان روال پایه تیم در نظر بگیرید:
- مرحله 1هر ورود کالا را با تعداد، قیمت و در صورت نیاز تاریخ انقضا ثبت کنید.
- مرحله 2فروش و خروج را از مسیر صحیح انجام دهید و از خروج دستی بدون سند پرهیز کنید.
- مرحله 3برای اقلام مهم حداقل موجودی یا نقطه سفارش تعیین کنید.
- مرحله 4بهصورت دورهای شمارش نمونهای و گزارش نزدیک انقضا بگیرید.
چه شاخصهایی را بررسی کنیم؟
گزارش خوب باید به یک پرسش مدیریتی پاسخ دهد. همه عددها را همزمان دنبال نکنید؛ چند شاخص محدود انتخاب کنید و آنها را در بازههای ثابت مقایسه کنید.
- اختلاف موجودی سیستم و قفسه
- تعداد اقلام زیر نقطه سفارش
- ارزش اقلام نزدیک انقضا
- گردش موجودی گروههای اصلی
اشتباههای رایج
حتی نرمافزار مناسب نیز با داده ناقص یا روش استفاده ناهماهنگ، گزارش قابل اعتماد تولید نمیکند. موارد زیر را در آموزش کارکنان و بازبینی دورهای کنترل کنید:
- ثبت چند نام متفاوت برای یک دارو
- اصلاح موجودی بدون ثبت علت
- خرید صرفاً بر اساس حس فروشنده
- نادیدهگرفتن کالای کمگردش
اجرای تدریجی بهتر از تغییر یکباره است
ابتدا یک بخش پرتکرار را انتخاب کنید، دادههای اولیه آن را تمیز وارد کنید و چند روز خروجی را با روش قبلی مقایسه کنید. پس از اطمینان از صحت ثبت و گزارش، بخشهای بعدی را اضافه کنید. مسئول مشخصی برای کنترل کیفیت داده داشته باشید و هر اصلاح موجودی، مبلغ یا وضعیت را با علت ثبت کنید.
جمعبندی
کنترل موجودی دقیق، حاصل ثبت منظم روزانه و بازبینی دورهای است؛ نرمافزار زمانی مفید است که همه ورود و خروجها از همان مسیر ثبت شوند.
برای مشاهده امکانات مرتبط، میتوانید صفحه Green Pharma Pro را بررسی کنید و پیش از خرید، سناریوی واقعی مجموعه خود را در نسخه آزمایشی اجرا کنید.