قطعیکردن سند یعنی اطلاعات از حالت موقت خارج و بخشی از گزارش رسمی میشود. اگر اسناد بدون کنترل قطعی شوند یا برای همیشه باز بمانند، گزارشها ناپایدار و اصلاحات بدون ردپا خواهند بود. یک روال تأیید متناسب با اندازه کسبوکار لازم است.
وضعیتهای سند را روشن کنید
پیشنویس، در انتظار تأیید، قطعی، ابطالشده و اصلاحی باید معنی مشخص داشته باشند. همه کاربران بدانند کدام وضعیت در گزارش رسمی اثر دارد و چه کسی اجازه تغییر آن را دارد.
کنترلهای قبل از قطعیکردن
- تساوی جمع بدهکار و بستانکار
- تاریخ و دوره مالی صحیح
- حساب و طرف حساب معتبر
- شرح و شماره مرجع کافی
- پیوست فاکتور یا رسید در موارد لازم
- عدم ثبت تکراری
- ارتباط صحیح با انبار یا پرداخت
تأیید متناسب با ریسک
اسناد روزمره کممبلغ ممکن است با کنترل ساده قطعی شوند، اما اصلاح مانده، ثبت افتتاحیه، حذف فروش یا تعدیل موجودی نیازمند تأیید بالاتر است. سطح تأیید بر اساس مبلغ و نوع عملیات تعیین شود.
شمارهگذاری و توالی
شماره اسناد قطعی باید یکتا و قابل پیگیری باشد. اگر نرمافزار شماره خودکار میدهد، تغییر دستی محدود شود. فاصله یا تکرار شمارهها در گزارش کنترل گردد.
قفل روز یا دوره
پس از تکمیل کنترلها، تاریخهای گذشته برای کاربران عادی قفل شوند. بازکردن قفل باید نیازمند مجوز و ثبت علت باشد. این کار مانع تغییر ناخواسته گزارشهای قبلی میشود.
اصلاح پس از قطعیشدن
- سند اصلی را حفظ کنید.حذف بیسابقه انجام نشود.
- علت و مرجع اصلاح را ثبت کنید.خطای مبلغ، حساب یا تاریخ.
- از ابطال، معکوس یا سند اصلاحی استفاده کنید.طبق سیاست سیستم.
- گزارشهای وابسته را دوباره کنترل کنید.مانده، سود، بانک و انبار.